Ressources pour une stratégie de gestion des connaissances

Description

Ce mémoire jette un regard sur la manière dont la gestion des connaissances peut devenir un moyen d’améliorer le rendement d’un organisme. Le document, Managing Knowledge to Improve Reproductive Health Programs, procure une série utile de ressources à utiliser pour mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances. La gestion des connaissances a pour objet de s’assurer que les connaissances et les renseignements sont partagés avec les gens qui en ont besoin en temps opportun afin d’influencer la prise de décisions. Bien que cet outil ait été créé pour les gestionnaires de programme de santé de la reproduction, les ressources et les orientations fournies s’appliquent à tous les domaines de contenu de la santé publique.

La gestion des connaissances est reconnue comme une stratégie essentielle pour soutenir la prise de décisions fondée sur des données probantes. Elle exige de « systématiquement et couramment créer, rassembler, organiser, partager, adapter et utiliser des connaissances, provenant de l’intérieur et de l’extérieur de l’organisme, pour mieux atteindre les objectifs et les buts de ce dernier » (p.4). Voici les ressources que contient le mémoire pour l’établissement d’une stratégie de gestion des connaissances :

Outils pour réunir des connaissances :

• After-action reviews (analyses après action)
• Debriefings (comptes rendus)
• Electronic discussion lists (listes de discussion électroniques)
• Exit interviews (entrevues de fin d’emploi)
• Islands of excellence (ilots d’excellence)
• Knowledge harvesting (récolte de connaissances)
• Portals (portails)
• Study tours (visites pédagogiques)

Outils pour organiser des connaissances :

• Knowledge repositories (référentiels de connaissances)
• Intranet and extranet (intranet et extranet)
• Information coordinator (coordonnateur d’information)
• Skills directory (répertoire de compétences)

Outils pour partager des connaissances :

• Coaching (encadrement)
• Communication technologies (technologies de communication)
• Communities of practice (communautés de pratique)
• Knowledge maps (cartes de connaissances)
• Mentoring (mentorat)
• Social network analysis (analyse des réseaux sociaux)
• Storytelling (conte)
• Twinning (jumelage)
• Workshops (ateliers)

Outils pour adapter et utiliser des connaissances :

• Evidence-based guidelines and protocols (lignes directrices et protocoles fondés sur des données probantes)
• Lessons learned (leçons apprises)
• Proven tools and practices (pratiques et outils éprouvés)

Étapes de l’utilisation de la méthode/de l’outil

Ce mémoire procure des outils et des ressources pour aider les organismes à relever les défis de la gestion des connaissances :

1. Partager des connaissances au sein des organismes et des programmes et entre eux.

• Établir des relations personnelles et des réseaux sociaux qui dépassent les frontières organisationnelles.
• Aider les gens à trouver des sources de connaissances clés.
• Préserver la mémoire institutionnelle.

2. Apprendre par l’expérience.

• Recueillir des leçons apprises et des pratiques exemplaires à même l’organisme. (Une ressource du Registre porte sur le partage des pratiques exemplaires internes. Cliquez ici pour y jeter un coup d’œil.)
• Chercher des pratiques et des outils éprouvés à l’extérieur de l’organisme.
• Échanger des connaissances tacites sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises.
• Apprendre d’un autre organisme possédant une expérience pertinente.

3. Faire face à une trop grande ou trop faible quantité d’information.

• Trouver des sources fiables pour filtrer, classer en ordre de priorité et valider des connaissances et des renseignements.
• Demander l’aide d’un expert en information pour récupérer des connaissances.
• Planifier avec soin des systèmes de collecte de renseignements afin de recueillir uniquement des données essentielles.
• Créer des systèmes pour partager des connaissances avec le personnel dans tout l’organisme.

4. Institutionnaliser la gestion des connaissances.

• Obtenir le soutien nécessaire à la gestion des connaissances.
• Évaluer l’état de préparation de l’organisme à la gestion des connaissances.
• Concevoir une stratégie de gestion des connaissances.
• Mettre en œuvre une stratégie de gestion des connaissances.

L’outil comprend aussi deux études de cas sur la gestion des connaissances :

• Sharing knowledge at the AIDS Competence Program (partage de connaissances à l’AIDS Competence Program)
• Creating a poverty grading system at the Marie Stopes Clinic Society (création d’un système de notation de la pauvreté à la Marie Stopes Clinic Society)